A era digital tem transformado diversos setores, incluindo a faturação empresarial. Seguindo as orientações da União Europeia, Portugal adotou um sistema de faturação eletrónica que trouxe mudanças significativas para o setor dos negócios. A pandemia do COVID-19 alterou alguns dos prazos previstos para a aplicação da legislação, como a obrigatoriedade de incluir o Código QR e o ATCUD nas faturas. Saiba quais são os requisitos em vigor e as mudanças mais importantes previstas para 2024.
  
 A faturação eletrónica é um método digitalizado de emitir faturas, facilitando a gestão, o arquivo e o rastreamento de transações financeiras. Em Portugal, é regulada pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). A complexidade dos termos e as alterações na legislação, fazem com que surjam dúvidas o cumprimento da lei.

 Uma fatura eletrónica é um documento que foi emitido, transmitido, recebido, processado e guardado num formato eletrónico. Para que seja válida, a fatura eletrónica deve ser emitida com uma estrutura correta, definida por um modelo padrão europeu.

 A fatura eletrónica faz parte de uma tendência mais ampla de digitalização dos processos fiscais e financeiros, liderada em Portugal pelo Simplex+, o programa do governo que visa simplificar os processos e melhorar a eficiência da Administração Pública. O programa foi lançado em 2006 e abrange várias áreas, incluindo serviços eletrónicos, simplificação legislativa, melhorias na interação entre cidadãos e administração pública, e medidas para facilitar o dia-a-dia das empresas.

 Código QR e ATCUD

Certamente, já ouviu falar muito a respeito do código ATCUD e do Código QR (ou QR Code). Ambos são elementos que devem constar obrigatoriamente em qualquer fatura emitida em Portugal.

 O primeiro deles, o Código QR, é um velho conhecido de todos, já que está em todas as faturas emitidas no país desde 1 de Janeiro de 2022. Trata-se de um código bidimensional formado por uma imagem quadrada com formas codificadas, que contem várias informações: número de documento, data, impostos, taxas e linhas do documento. Este código pode ser lido por smartphones ou outros dispositivos equipados com câmaras e software adequados.

O código QR é obrigatório em todas as faturas e os documentos fiscais relevantes. Segundo a AT, estes podem ser os documentos de transporte, recibos e quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação, que sejam suscetíveis, nomeadamente, de apresentação ao cliente e que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços.

 O ATCUD é um elemento que ainda gera muitas dúvidas e perguntas. A partir do dia 1 de Janeiro deste ano, todas as faturas e documentos fiscais relevantes devem incluir o ATCUD, que é um código único gerado para cada fatura. O ATCUD identifica cada documento e inclui informações essenciais, independentemente de quem emitiu o documento, tipo ou série usada. O objetivo deste código é facilitar a supervisão das transações comerciais e a comunicação das faturas à Autoridade Tributária e Aduaneira.

 O número ATCUD deve estar publicado acima do código QR e deve constar em todas as páginas do documento, caso a fatura tenha mais do que uma. O Código QR e o ATCUD têm de estar visíveis e ser garantida a sua perfeita legibilidade. A inclusão destes dois elementos nas faturas deve ser realizada mediante algumas das soluções certificadas pela AT.

 Assinatura digital será obrigatória em 2024

 A assinatura digital é o requisito mais recente. A partir de 1 de Janeiro de 2024, todas as faturas eletrónicas e em PDF terão de incluir a Assinatura Eletrónica Digital para serem válidas, conforme ao Decreto-Lei nº 28/2019, de 15 de Fevereiro. Ao optarem pela faturação eletrónica, as empresas terão de implementar um sistema que certifique a validade dos documentos emitidos.

A aplicação destes mecanismos permite agilizar e simplificar a transmissão de faturas, tornando o processo mais eficiente e transparente e facilitando a comunicação das faturas à Autoridade Tributária e Aduaneira através do E-Fatura. A fatura eletrónica reduz possíveis erros, combate a economia paralela e evita a evasão fiscal. A utilização de soluções de gestão empresarial inteligente, ajuda as empresas a processar e digitalizar os seus processos, tornando-as mais ágeis e aumentando a sua produtividade. Por exemplo, soluções como a Tickelia, permitem automatizar a gestão de despesas corporativas de forma simples. A captura e registo de todas as faturas e recibos da empresa é feita mediante a leitura do Código QR, economizando muito tempo e custo às empresas.