As fichas de funcionário são documentos fundamentais numa empresa de média e grande dimensão, já que permitem guardar e organizar todas as informações e detalhes importantes sobre cada um dos seus colaboradores. No fundo, são uma espécie de perfil interno da empresa, sendo uma ferramenta muito importante para qualquer departamento de recursos humanos e não só.

Uma boa ficha de funcionário deve ser simples, assertiva, formal e o mais completa possível. Deve conter a informação pessoal do trabalhador, como o nome, os seus contactos, o número fiscal e de identificação, mas também informação profissional como o tipo de contrato, o cargo, o salário ou os horários de trabalho. E, claro, devem incluir ainda informação pessoal importante, como possíveis alergias ou outras condições especiais que sejam importantes para a sua segurança e conforto.

Este não é um documento difícil de fazer e qualquer empresa consegue criar uma ficha de funcionário de forma fácil e rápida. E podem ser utilizadas para várias funções, desde a organização interna dos recursos humanos, facilitar o pagamento de salários, controlar as férias e as faltas, auxiliar nas avaliações de desempenho e, claro, cumprir todas as obrigações de base legal. Assim, é extremamente importante manter as fichas dos funcionários actualizadas.

O PAPEL DA DIGITALIZAÇÃO 

Hoje em dia, em plena era digital, também as fichas de funcionário migraram para a nuvem e perdem o suporte material. Essa desmaterialização garante à empresa uma maior eficiência, mas também permite poupar tempo, salvar espaço físico e ter acesso quase instantâneo a todas as informações necessárias. 

Preencher a ficha de funcionário deve ser uma das primeiras funções do colaborador após assinar contrato de trabalho com a empresa. Em caso de dúvida deve sempre consultar os recursos humanos ou até mesmo o seu sindicato, se for caso disso. Os sindicatos têm, aliás, alertado as autoridades para uma vigilância excessiva e para várias ilegalidades do patronato no que diz respeito aos seus trabalhadores, tendo em conta a análise destes documentos. 

As empresas e os respectivos departamentos de recursos humans também recorrem cada vez mais a softwares e outras ferramentas digitais que permitem gerir as firmas de forma mais eficaz e eficiente, aumentando a produtividade. É o caso do Factorial, uma das mais poderosas ferramentas de software de gestão empresarial do momento, que concentra várias ferramentas num lugar, para que o foco seja exclusivamente nas pessoas. 

BOAS PRÁTICAS E DICAS ÚTEIS PARA OS RECURSOS HUANOS

De forma a garantir o bom funcionamento da sua empresa e do departamento de recursos humanos, existimos vários dicas e conselhos práticos que pode seguir. São muito fáceis de implementar e não exigem qualquer esforço extra, reduzindo ainda a probabilidade de acontecerem erros humanos e outros incidentes equivalentes.

Assim, comece por manter tudo actualizado. Afinal de contas, uma ficha de funcionários só é útil se estiver correcta. Incentive os seus colaboradores a comunicarem alterações que aconteçam na sua vida, de forma a manter os contactos em dia, as suas funções e, claro, os dias de férias ou faltas, para que as obrigações legais e fiscais sejam todas respondidas.

Além disso, é fundamental proteger esses dados, garantindo a privacidade dos seus funcionários. Por isso, apenas pessoas autorizadas poderão consultar esses documentos. Guarde-os em locais seguros, protegidos com chave ou palavras-passe, e cumpra o RGPD, a lei de proteção de dados europeia, que está actualmente em vigor e que garante todas estas questões do ponto de vista jurídico. 

Finalmente, mas não menos importante, procure evitar o papel e suportes físicos, apostando na digitalização sempre que possível. Além de tornar todo esse processo mais eficiente, poupa também no papel e ganha espaço físico. Use ferramentas como o excel ou o google sheets, caso não tenha nenhum software específico e, muito importante, faça backups regulares, para evitar perdas de informação importante.